Wiele przedsiębiorstw, niezależnie od specyfiki swojej działalności, dąży do stałego rozbudowywania floty pojazdów. O ile na początku samodzielne zarządzanie nie stanowi żadnego problemu, w miarę przybywania samochodów firmowych staje się to coraz trudniejsze. Warto więc poznać sposoby, dzięki którym można usprawnić ten proces.
Flota samochodów firmowych bardzo często stanowi sedno prowadzonego biznesu. Dlatego przedsiębiorcy dążą do jej rozbudowy, coraz częściej decydując się na leasing samochodów ciężarowych i osobowych. To świetne rozwiązanie, nie tylko z uwagi na możliwość rozłożenia kosztów i osiągnięcia korzyści podatkowych, ale również na usprawnienie zarządzania flotą samochodową.
Zarządzanie flotą samochodową, czyli co?
Niezależnie od tego, czy flota pojazdów została zbudowana w oparciu o leasing samochodów ciężarowych i osobowych, zakup na kredyt czy gotówkę i niezależnie od wielkości floty, zawsze warto wyznaczyć osobę, która zajmie się zarządzaniem firmowymi autami. Warto bowiem podkreślić, że nie zawsze pojazdy służbowe są przyporządkowane do konkretnego pracownika, a raczej do konkretnych zadań. Dlatego potrzebny jest ktoś (tzw. fleet menadżer), kto będzie zajmować się koordynacją i zarządzaniem stworzoną flotą.
Poprzez zarządzanie flotą pojazdów firmowych należy rozumieć m.in.:
- czuwanie nad zakupem odpowiednich modeli samochodów dostosowanych do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa
- obsługę techniczną pojazdów
- nadzorowanie stanu liczników – weryfikacja pod kątem prawidłowego użytkowania auta przez pracowników
- monitorowanie pojazdów, również przy pomocy narzędzi GPS
- nadzór nad naprawą szkód komunikacyjnych – np. zgłaszanie szkód do ubezpieczycieli.
Sposoby na efektywne zarządzanie flotą
Aby sprawnie zarządzać flotą pojazdów firmowych, należy przede wszystkim wytypować osobę, która będzie odpowiedzialna za ten proces. Ponadto koniecznością jest zainwestowanie w dobry i sprawdzony system monitorowania pojazdów. Jego specjalne funkcjonalności pozwalają na gromadzenie wielu informacji w jednym miejscu, co jednocześnie ułatwia dostęp do nich.
Dobry system do zarządzania flotą samochodową powinien dawać możliwość:
- śledzenia tras pojazdów – aby zweryfikować, czy pracownik nie wykorzystuje samochodu do celów prywatnych
- monitorowania zużycia paliwa – aby sprawdzić, czy auto nie jest zbyt intensywnie eksploatowane
- prowadzenia dokładnej ewidencji przejazdów samochodów (pozwala to m.in. na wyeliminowanie pustych przebiegów).
Jako, że efektywne zarządzanie flotą stanowi połączenie wiedzy i odpowiednich narzędzi, warto zlecić to specjalistom. Tego rodzaju usługi posiadają w swojej ofercie firmy leasingowe oferujące zarówno leasing samochodów ciężarowych, jak i samochodów osobowych.
Dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie? To możliwość:
- zmniejszenia poziomu zaangażowania środków związanych z samodzielnym administrowaniem środków
- przekazania obowiązków administracyjnych na firmę leasingową
- bezgotówkowej obsługi pojazdów w wybranych serwisach
- zarządzanie czynnościami serwisowanymi
- obniżenie kosztów napraw i serwisowania pojazdów.
Ponadto zaletą jest rozliczanie się na podstawie jednej miesięcznej faktury za usługi zarządzania flotą pojazdów, dzięki czemu księgowanie dokumentów firmowych jest uproszczone. Jako zarządzający firmą ponosisz stały, miesięczny koszt za obsługę swojej floty. Firma leasingowa bierze na swoje barki nie tylko formalności, ale również stawia sobie za cel obniżanie kosztów obsługi pojazdów. Dla przedsiębiorstwa korzystającego z usług zarządzania flotą to nie tylko większa wygoda, ale również szansa na spore oszczędności.